Lean Six Sigma: cos’è e a che cosa serve

Il Lean Six Sigma è una metodologia applicata ai processi aziendali che ha lo scopo di migliorare efficacia ed efficienza per mezzo di strumenti ingegneristici, legati alla raccolta e analisi dei dati e a tecniche gestionali e del pensiero creativo. 

Questa metodologia nasce nell’ambiente della grande azienda manifatturiera degli anni ‘90 ed è spesso utilizzata all’interno di processi per il miglioramento continuo in molteplici ambiti: manifattura industriale in primis, ma anche amministrazione, ambiti medicali e di gestione dei rischi, ovunque sia possibile raccogliere un numero sufficiente di dati.

Cosa vuol dire “Lean Six Sigma”? 

La metodologia prende ispirazione dalle tecniche del pensiero “Lean”, ciò di quell’insieme di tecniche di gestione aziendale che si occupa della riduzione delle attività non a valore aggiunto (NVA), intendendo per valore sempre quello visto dal punto di vista del Cliente. Su questo argomento potrebbe interessarti leggere anche l’articolo “Cosa si intende per Lean Canvas e a cosa serve”.

Le NVA sono quelle attività che generano costi ma non aggiungono valore al cliente finale del processo. 

Six Sigma è invece un termine relativo alla gestione statistica dei processi industriali che ha lo scopo di diminuire ad un livello minuscolo le non conformità.

In sintesi, usando la metafora dell’ orto: le tecniche “Lean” servono a eliminare le erbe nocive ed infestanti che rubano tempo, spazio e nutrimento al suolo, mentre le tecniche Six Sigma ottimizzano la crescita delle piante da cui poi raccoglieremo i frutti.

La base della metodologia: Ciclo DMAIC

La caratteristica fondamentale della metodologia Lean Six Sigma è il Ciclo DMAIC, sigla ormai famosissima per chi bazzica il mondo della Produzione, ma utilissima in qualsiasi contesto di processo. 

Infatti Linfa Digitale la ha utilizzata spesso anche in contesti più “transazionali”: per ottimizzare l’utilizzo del budget promozionale di un’azienda cliente sulla base degli effettivi ritorni da partecipazione a fiere e eventi specifici, ottenendo una riduzione costi significativa; oppure per l’ottimizzazione delle risorse dedicate ai processi di gestione delle commesse interne (obiettivo tipicamente abbinato all’implementazione di un gestionale).

È un insieme di fasi operative, ognuna caratterizzata da una tipologia diversa di attività che concorrono alla ricerca delle cause radice dei problemi che si vuole risolvere e, successivamente, tramite l’utilizzo di tecniche statistiche di analisi dei dati, individuare la soluzione più efficace ed efficiente per la loro risoluzione. 

Normalmente questo tipo di progetti sono finalizzati al miglioramento dei processi interni dell’azienda, all’aumento delle performance di processo, diminuzione dei costi ed aumento generale dell’efficienza. 

I progetti Lean Six Sigma hanno in genere durate medio-lunghe (in media 6 mesi) data la complessità dei problemi che di solito sono oggetto di questi progetti.

Vediamo ora nello specifico quali sono gli obiettivi e le attività caratterizzanti di ogni fase del ciclo DMAIC.

Define

Questa è la fase più importante e più dispendiosa in termini di tempo dell’intero progetto. Normalmente il 70% delle giornate di progetto viene spesa nella prima fase, cioè nelle attività di definizione degli obiettivi di progetto, individuazione del problema e relativi indicatori su cui si valuteranno le azioni di miglioramento. 

Un progetto male impostato è uno spreco di per sé e va quindi evitato con cura.

Si stende il documento di progetto dove si annoteranno il “ring” del progetto, cioè il perimetro entro il quale verranno raccolti e analizzati i dati e implementate le soluzioni, includendo quindi il problema che si vuole risolvere, i benefici che la sua risoluzione porterà e gli indicatori utili a misurare il raggiungimento degli obiettivi. 

Questo documento prende il nome di Business Charter e verrà costantemente rivisto ed aggiornato per tutta la durata del processo.

Measure

Nella fase di Measure si raccolgono tutti i dati utili all’analisi statistica delle performance di processo. 

È opportuno definire un piano di raccolta dati prima di effettuare le operazioni di raccolta, definire le modalità di campionatura e la numerosità del campione nel caso sia necessario, oppure “pulire” gli elenchi di dati storici già presenti da eventuali errori e refusi che potrebbero inficiare la nostra analisi. 

L’obiettivo finale è avere un numero di dati sufficiente da permettere dicatturare, con un certo livello di confidenza, il funzionamento del processo in esame e le sue criticità, permettendo lo studio delle soluzioni appropriate.

Analyze

L’analisi dei dati è uno dei pilastri della metodologia ed in questa fase ci si occupa proprio di questa attività. 

Nella fase di Analyze si cercano di trovare i fattori statistici chiave che regolano le performance di processo ed eventuali cause di criticità non evidenti: la distribuzione dei turni di lavoro può portare ad una differenza del livello di scarti di produzione, i cicli stagionali influiscono sul livello di umidità e temperatura e questo può influenzare certi processi termici o chimici. 

Da qualche anno un ruolo fondamentale viene giocato dagli strumenti software che sono fondamentali per l’analisi di una grande mole di dati.

Improve

Finalmente si studiano le soluzioni più adatte al problema. Nell’Improve si utilizzano i risultati dell’analisi statistica precedente per scegliere e definire gli interventi che andranno a risolvere le criticità di processo precedentemente rilevate.

Si usano tecniche sia analitiche che creative per la generazione delle idee di miglioramento. Strumenti come sedute di Brain Storming del team di progetto, applicazioni del pensiero “Lean”, modelli di gestione come il “Kanban System” o “Just in Time” possono essere utilizzati come base per l’implementazione delle soluzioni mentre il DoE (Design of Experiment) mette alla prova l’efficacia di queste soluzioni, permettendo di selezionare le migliori.

È importante avere chiaro l’impatto del miglioramento possibile per scegliere le azioni di Improve anche in base al trade-off costo/beneficio.

Control

Una volta messe in campo le soluzioni bisogna monitorare la loro efficacia nel tempo per assicurarsi che producano effetti positivi continuativi. 

La fase di Control mette in campo gli strumenti utili a questa attività come le carte di controllo, il controllo statistico di processo e la standardizzazione delle soluzioni vincenti. 

Di solito nessuna soluzione funziona perfettamente appena implementata: è importante monitorare attentamente i nuovi processi e tempestivamente effettuare le piccole correzioni del caso e, solo dopo, standardizzarla perché diventi la regola in azienda.

Conclusioni: Quando può essere utile applicare il Lean Six Sigma

Questo articolo non vuole certo essere un trattato esaustivo della materia, ampia e complessa ma di sicura efficacia. 

I campi di applicazione della metodologia sono potenzialmente infiniti, la cosa fondamentale è la possibilità di reperire un numero sufficiente di dati statistici e poterli analizzare. 

Il Lean Six Sigma però è particolarmente indicato per la gestione di progetti complessi di miglioramento continuo, in ambito manifatturiero industriale, ma anche transazionale. 

Il vero punto di forza del metodo è la sua capacità di essere usato in progetti molto complessi, di individuare problemi non immediatamente visibili e di studiare soluzioni e via via testarne l’utilità sul campo. 

Se l’obiettivo è quello di rendere più efficienti i processi aziendali, diminuire i costi e tenere sotto controllo tutti gli aspetti correlati al formare un team di progetto, con competenze nella metodologia Lean Six Sigma, può aumentare considerevolmente le possibilità che tali progetti vadano a buon fine, e garantirne gli effetti positivi sull’azienda nel tempo.

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