Gli Strumenti Software fondamentali per la gestione aziendale

La gestione aziendale è senza dubbio un tema complesso e con molte sfaccettature: specialmente con i ritmi di oggi è difficile tenere traccia di tutte le informazioni importanti che arrivano da fuori e dentro l’azienda. Per risolvere questo problema ci vengono in aiuto alcuni strumenti digitali pensati per supportare i processi interni e le figure chiave coinvolte in questi processi.

Uno dei pilastri della digitalizzazione

Questi strumenti software sono anche fondamentali per la famosa “trasformazione digitale” di un’azienda, e ciò è estremamente corretto: infatti non si tratta solo di trasportare le pratiche già in atto in azienda su una piattaforma digitale, ma, per quanto possibile, di portare un vero e proprio cambiamento nel modo di pensare. L’implementazione di questi strumenti ci “costringe” ad un’articolata analisi preliminare di tutte le aree aziendali attraverso le quali questi strumenti supporteranno processi vitali.

Questa attività ci porta a rivedere con occhio critico tutto il flusso di processo, cogliendone le attività critiche e mettendo in risalto, se le si vuole notare, tante opportunità di miglioramento: il risultato perfetto si ha cogliendole, sfruttando i nuovi strumenti per metterle in atto.

Per fare un esempio, quando si implementa un nuovo software di gestione dei progetti possiamo definire procedure che prevedono riunioni ad intervalli regolari, o attivate da eventi specifici (milestone di progetto per esempio), durante tutta la durata del progetto stesso,  coinvolgendo il project manager e tutte le figure tecniche ed operative, guidate da documenti già definiti (Come le checklist, magari create e aggiornate automaticamente dal software) per la raccolta e la trasmissione delle informazioni.

Tutte queste procedure e documenti possono essere integrati nel software e consultati ogni volta che ne nasca il bisogno.

I Software più importanti

Gli strumenti disponibili ormai sono tantissimi e coprono moltissime funzioni con livelli di personalizzazione altissimi, di seguito ne illustriamo alcuni basilari, e, come nostra abitudine, mettiamo sempre il Cliente al centro:

CRM

Il Software per la Customer Relation Management o CRM è lo strumento principale per la gestione dei rapporti con i nostri Clienti, il migliore amico di ogni reparto commerciale e marketing che non voglia sprecare tempo, informazioni e relazioni utili.

Il CRM tiene traccia di tutte le informazioni relative ad ogni cliente: Anagrafiche, ordini ricevuti, note generali oltre che dettagli relativi alla pipeline di vendita: Ordini in corso, probabilità di conversione, valore, commerciale di riferimento e così via.

Un buon software CRM permette di non perdere nessuna informazione relativa ad un cliente, ad una trattativa e soprattutto permette di fare analisi storiche basate su dati reali.

È lo strumento che facilita di molto la vita al Direttore commerciale, permettendo di valutare l’azione di ogni addetto alla vendita, dirottandolo eventualmente su un particolare tipo di cliente in base al tasso di conversione, o individuare cluster di clienti su cui insistere perché più profittevoli o più ricettivi.

ERP

L’ERP o Enterprise Resource Planning è il sistema di gestione della produzione e relative risorse. Questo strumento integra tutti i processi dell’azienda, fungendo da collettore di tutte le informazioni riguardanti i processi aziendali.

L’ERP raccoglie i dati che arrivano dal reparto commerciale in forma di ordini (spesso è integrato con un CRM) tenendo traccia dei contratti sottoscritti e anche delle offerte ad alta probabilità di chiusura, con particolare attenzione alla quantità e al tipo di prodotti ordinati, organizzati tramite codici all’interno del catalogo prodotti. Gestisce anche le scorte di magazzino e le ore lavorate da parte degli operatori nelle varie fasi, integrandole in dashboard interattive che permettono al management di visualizzare in tempo reale le variabili dei vari processi di vendita, produzione e fatturazione.

Il punto di forza di questo tipo di strumenti è la pervasività, la capacità di integrare tutte le informazioni derivanti dai vari settori aziendali, seguendo il singolo prodotto/servizio o lotto di produzione durante le varie fasi del processo (Offerta, Ordine, Produzione, Fatturazione), e di volta in volta creare automatismi di pianificazione e ordini (per il reparto acquisti e per la produzione), monitorare le risorse pianificate e quelle effettivamente utilizzate,  calcolare automaticamente costi e marginalità di ogni operazione, ogni prodotto, ogni ordine.

Project Management

Il Software di gestione dei progetti è particolarmente importante per le aziende che lavorano per commessa, o vendono servizi complessi.

Queste tipologie di strumenti vengono utilizzate per gestire progetti complessi, per i quali, senza un attento monitoraggio, il rischio di allungamento di tempi e costi è alto e si traduce automaticamente in perdita di marginalità.

Sono anche molto utili per distinguere bene il perimetro della commessa venduta da ulteriori richieste, non incluse, dei Clienti, che possono così essere valorizzate in opportunità di upseling, o almeno in soddisfazione del Cliente.

Questi software producono in automatico preziosi report di stato di avanzamento, che spesso guidano le scadenze di fatturazione, avendo quindi anche un impatto potenziale sulla gestione della cassa, oltre che per l’assegnazione delle attività alle risorse più adatte e disponibili.

Il sistema permette di valutare in tempo reale l’effettiva esecuzione delle attività legate al progetto: I dipendenti a lavoro sui singoli task di progetto inseriscono le ore lavorate su ogni attività definendo lo stato di avanzamento dell’attività specifica che, insieme a tutte le altre, definisce lo stato di avanzamento generale del progetto.

Il software registra ritardi ed anticipi nel momento in cui accadono e permette di notificarli subito al PM che sarà in grado quindi di mettere in campo soluzioni tempestive per evitare criticità nel rapporto con il cliente.

Contabilità

Ultimi ma non ultimi, i software per la contabilità sono sicuramente i più diffusi, a causa della necessità di gestire i tanti e complessi aspetti contabili senza rischiare sanzioni.

Specialmente in Italia la legislazione dal punto di vista fiscale è decisamente complessa e seguire le attività di fatturazione in modo totalmente manuale è estremamente dispendioso e soprattutto rischioso, si possono perdere informazioni che possono poi causare problemi dal punto di vista dell’ottemperanza rispetto agli obblighi fiscali.

I Software per la contabilità hanno l’obiettivo di diminuire la complessità e eliminare il rischio di perdita di informazioni durante il processo di fatturazione, sia essa attiva o passiva.

Permettono la generazione automatica di fatture derivanti dagli ordini fatti, l’invio automatico di queste fatture al cassetto fiscale dell’azienda e ormai tutti hanno adottato il sistema di fattura elettronica diventato obbligatorio.

Le caratteristiche più importanti

Abbiamo definito gli strumenti più importanti, ma la scelta dello strumento più adatto e la successiva implementazione non sono attività semplici, il software corretto va scelto in base alle nostre esigenze e ad alcune caratteristiche importanti che ci renderanno la vita più semplice durante la fase di implementazione.

Modularità

Un software modulare permette l’implementazione per “pacchetti” che possono essere verticali su una specifica sezione del processo (Modulo per la gestione del magazzino, Modulo per la fatturazione) oppure che coprono l’intero processo ma con “approfondimenti” sempre maggiori (Gestione della produzione con inserimenti manuali o automatizzata).

I sistemi modulari permettono la gradualità nella trasformazione digitale di una azienda: Passare da utilizzare fogli Excel ad un sistema di Gestione aziendale completamente automatizzato spesso non è la via migliore per fissare il cambiamento all’interno della cultura aziendale e spesso porta al rifiuto degli utilizzatori a causa di una complessità eccessiva da digerire tutta in una volta. Inserire strumenti a supporto un po’ alla volta permette di abituarsi, notare e apprezzare come questi strumenti semplificano il lavoro quotidiano, e a quel punto sarà molto più semplice proporre interventi ulteriori.

Facilità di implementazione

L’implementazione di questi strumenti è quell’insieme di operazioni che adattano il software al processo e alle persone che intervengono in questo processo, tanto più rapida questa fase tanto minore è il tempo e quindi il costo richiesto all’azienda cliente.

Avere una struttura del codice facilmente modificabile rende le operazioni di adattamento molto più veloci, le soluzioni Open-Source in questo senso sono di solito le migliori data la struttura generalmente più aperta e “abituata” ad essere costantemente modificata e customizzata.

Il punto critico di questa fase è tradurre le esigenze del cliente in struttura software, per questo è spesso necessaria una figura che si in grado di schematizzare i processi aziendali e definire una serie di requisiti software da sviluppare.

Tanto più è semplice il lavoro di traduzione da esigenze e strumento, tanto più rapida e economica è la sua introduzione.

Integrabilità

Non sempre un unico strumento può fare tutto (anche se molti produttori di software vanno in questa direzione), e non tutti i software del genere “integrato” sono validi per tutti gli aspetti importanti. Diventa quindi fondamentale potere integrare in modo “invisibile” gli strumenti presenti in azienda e scegliere i nuovi anche in base a quanto efficacemente siano interfacciabili con gli strumenti già presenti.

Il nuovo CRM o il software per la contabilità deve poter inviare e ricevere i dati dall’ERP per poter generare ordini e fatture automaticamente, così come il sistema di Project Management deve poter comunicare le informazioni riguardanti le ore lavorate perché possano essere registrate ed inserite nei costi, e così tante altre” connessioni” critiche per non perdere informazioni.

L’analisi iniziale di uno strumento software deve quindi tenere conto dei formati di informazioni utili agli altri strumenti già presenti e delle connessioni disponibili in modo da garantire una connessione sicura e semplice. In un altro articolo vi parleremo delle API (application programming interface) e di come hanno cambiato radicalmente il mondo del software.

Benefici derivanti dall’implementazione

L’implementazione di strumenti digitali a supporto dei processi aziendali non è un’attività semplice e richiede personale ricettivo e pronto al cambiamento e figure di supporto per la corretta esecuzione; ma garantisce una serie di benefici e risultati concreti:

  • Risparmio di tempo: Operazioni lunghe e ripetitive possono essere automatizzate e rese rapidissime nel software con un grande risparmio di tempo e denaro, il personale coinvolto potrà dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto.
  • Raccolta delle informazioni: Tutte le informazioni relative al processo sono raccolte, organizzate ed inserite in database che possono essere liberamente consultati successivamente. Questi database di dati storici possono essere analizzati e utilizzati per prendere decisioni precise ed informate.
  • Controllo dei processi: Questi software possono essere utilizzati per tenere sotto controllo i processi e le fasi più critiche, inviando alert ai responsabili delle varie aree quando specifici eventi si verificano (le scorte di magazzino scendono sotto un particolare livello, il numero di scarti supera una certa soglia ecc…), prevenendo possibili conseguenze.
  • Migliore qualità del lavoro: Un software a supporto è uno strumento che migliora la qualità del lavoro di chi lo usa, limita le attività lunghe e ripetitive a vantaggio di attività a maggior valore aggiunto, migliora la qualità del lavoro e la produttività dei dipendenti coinvolti.

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